Nie ulega wątpliwości, że branża pogrzebowa przez długi czas związana była z tradycyjnymi rozwiązaniami. Jednak zmieniające się czasy i wszechobecna cyfryzacja, przynoszą ze sobą nowe wyzwania, a jednym z nich jest Krajowy System e-Faktur, czyli KSeF. Wprowadza on nowe możliwości ale i obowiązki dla przedsiębiorców, które mogą być zarówno szansą, jak i wyzwaniem. To, co przez lata bazowało na dokumentacji papierowej i tradycyjnych procesach, teraz musi dostosować się do przepisów i technologii elektronicznych faktur. Branża pogrzebowa, mimo że niszowa, nie może pozostać obojętna na te zmiany.
Warto zastanowić się, jakie korzyści i wyzwania niesie KSeF dla zakładów pogrzebowych. Jakie nowe możliwości stwarza? Jakie procedury trzeba wdrożyć, aby zachować skuteczność działania i zgodność z przepisami? Jakie narzędzia mogą wesprzeć firmy pogrzebowe w tym procesie?
To pytania, na które odpowiedzi znajdziecie w dalszej części naszego artykułu.
Co to jest KSeF?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to opracowana przez Ministerstwo Finansów platforma przeznaczona do wystawiania, wysyłania i odbierania faktur drogą elektroniczną. Inicjatywa Ministerstwa ma na celu scentralizowanie procesu rejestracji faktur w obrocie gospodarczym poprzez kierowanie ich do jednego centralnego miejsca.
Jak to działa?
Obecnie przedsiębiorca wystawia fakturę i przekazują ją kontrahentowi w umówionej formie np. oryginał w wersji papierowej, wysyła mailem lub pocztą. Kopie takich faktur należy wydrukować, archiwizować i przechowywać przez wymagany okres czasu. KSeF spowoduje, że schemat ten zostanie zmieniony.
Przedsiębiorca wystawi ustrukturyzowaną e-fakturę za pośrednictwem KSeF, a jego kontrahent pobierze fakturę za pomocą tego samego systemu. Należy przy tym pamiętać, że wraz z rozpoczęciem korzystania z systemu, Urząd Skarbowy będzie miał dostęp do wszystkich naszych faktur bezpośrednio po ich wystawieniu.
Czym się różni e-Faktura od “obecnych” faktur papierowych i elektronicznych?
Wszystkie e-faktury będą ustrukturyzowane i zbudowane według jednego schematu, zapisane w jednolitym formacie xml i zawierały będą dane pod postacią cyfrową. Takie faktury zawsze będą wystawiane i wysłane przy użyciu KSeF, który zweryfikuje, czy dokument jest zgodny ze standardem i jeśli tak, nada mu unikalny numer.
Prosze pamiętać, że e-faktura (KSeF) to nie to samo co faktura elektroniczna, często wysyłana w formacie PDF.
Od kiedy KSeF będzie obowiązywać?
Obecnie KSeF już działa jako jedna z dopuszczonych, ale nie obowiązkowych form dokumentowania sprzedaży, obok faktur papierowych i elektronicznych. Zgodnie z przyjętą ustawą z dnia 16 czerwca 2023 r. korzystanie z KSeF będzie wymagalne od:
1 lipca 2024 roku – dla czynnych podatników VAT,
1 stycznia 2025 roku – dla małych i średnich przedsiębiorców zwolnionych z VAT.
Czy Zakłady Pogrzebowe będą objęte KSeF?
Tak, KSeF dotyczy także zakładów pogrzebowych. To krok w kierunku cyfryzacji i usprawnienia procesów fakturowania, który obejmie wszystkie podmioty gospodarcze.
Czy faktury wystawiane do pogrzebu będą objęte KSeF?
Nie, jeśli faktura wystawiona będzie na osobę fizyczną (B2C) i nie uzupełniono numeru NIP.
W tym przypadku faktury konsumenckie nie będą objęte KSeF.
Tak, jeśli faktura wystawiona będzie na firmę (B2B). Taka sytuacja może mieć miejsce jeśli np. Dom Pomocy Społecznej lub Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej zleca organizację pochówku. Taka sprzedaż będzie objęta KSeF.
Czy faktury na pozostałe usługi nie związane z pogrzebem będą objęte KSeF?
Tak– jeśli nabywcą będzie firma (B2B)
Nie– jeśli nabywcą będzie osoba fizyczna i nie podano numeru NIP (B2C)
Jak zmieni się sposób wystawiania faktur?
- Koniec z fakturami wypisywanymi ręcznie
Transakcje objęte ewidencją krajowego systemu będzie można realizować tylko przy użyciu oprogramowania zintegrowanego z KSeF.
- Obowiązkowa wysyłka faktury do Krajowego Systemu e-Faktur
Po wystawieniu faktury będziemy zobligowani jeszcze w tym samym dniu wysłać dokumenty sprzedażowe do systemu KSeF.
Jak się przygotować?
Przygotowania do wdrożenia i korzystania z KSeF to kilka kluczowych kroków:
- Wybierz dostawcę oprogramowania lub skontaktuj się z nami
- Załóż profil zaufany lub certyfikat kwalifikowany
- Uwierzytelnij się w systemie KSeF
- Nadaj uprawnienia innym osobom do wystawiania faktur oraz dostęp np. dla biura rachunkowego albo bezpośrednio wskazanym jego pracownikom.
- Zorganizuj szkolenie dla pracowników
Korzyści jakie daje KSeF?
- Koniec z archiwizacją i przechowywaniem dokumentów w wersji papierowej
wszystkie będą w Centralnym Repozytorium i w dowolnym momencie będzie można po nie sięgnąć. - Oszczędność czasu i zminimalizowanie ryzyka zgubienia faktur kosztowych
już nie będzie potrzeby gromadzenia dokumentów i przekazywania ich do księgowości - Brak obowiązku sporządzania JPK_FA na żądanie organów
- Natychmiastowa wymiana danych między firmami
wystawione faktury będą niemal natychmiast dostępne dla drugiej firmy - Brak duplikatów
ze względu na stały dostęp do faktury pierwotnej - Szybsze rozliczanie przedsiębiorców, w tym zwrot VAT
czas oczekiwania na zwrot VAT skróci się z 60 do 40 dni. - Oszczędność i ekologia
transakcje B2B nie będą wymagały drukowania faktur, a firmy nie będą musiały zapewniać przestrzeni do ich przechowywania, co pozwoli na pewne oszczędności.
Potencjalne ryzyka i obawy przedsiębiorców wynikające z wprowadzenia KSeF?
- Zmiana procesów sprzedażowych w firmie
- Nowe obciążenie dla przedsiębiorców
- Możliwość natychmiastowej weryfikacji transakcji pomiędzy podmiotami
- Ryzyko błędów formalnych i kary za nie prawidłową ewidencję
- Awarie lub problemy techniczne w systemie centralnym
Jak SILENTA może Ci pomóc?
SILENTA dostarcza nowoczesne oprogramowanie, które wspiera zarówno proces sprzedaży, jak i zarządzanie firmą pogrzebowa. Jesteśmy gotowi, aby Cię wesprzeć w procesie wdrożenia e-faktur. Nasze rozwiązania są elastyczne i dostosowane do różnych wielkości zakładu pogrzebowego. Niezależnie od wyzwań, które niesie ze sobą Krajowy System e-Faktur, wychodząc naprzeciw branży, pomagamy dostosować się do nowej rzeczywistości. Nasza misja to dostarczanie nowych technologii dla branży pogrzebowej, dlatego ułatwimy przejście procesu wdrożenia KSeF każdej firmie, która zdecyduje się na współpracę z nami, w sposób jak najbardziej efektywny.
Podsumowanie
Czas pędzi nieubłaganie, i warto być przygotowanym na zmiany, które niesie ze sobą KSeF. Biorąc pod uwagę skalę wyzwań, porównywalnych przykładowo z wdrożeniami struktur JPK w poprzednich latach, zalecamy nie odkładać decyzji “na później”. Pozwoli to uniknąć zbędnego stresu związanego z nowymi regulacjami i umożliwi skoncentrowanie się na rozwoju firmy oraz efektywnym prowadzeniu działalności pogrzebowej. Wdrażając nowoczesne rozwiązania, takie jak oprogramowanie dla zakładów pogrzebowych SILENTA, możesz mieć absolutną pewność, że będziesz przygotowany na przyszłość.
