Duża aktualizacja systemu – integracja z KSeF i nowe moduły

Poniżej przedstawiamy najważniejsze zmiany i nowe funkcjonalności wprowadzone w systemie Silenta.

Aktualizacja obejmuje integrację z KSeF, fakturowanie, JPK, kasę, zasiłki pogrzebowe, kosztorysy, obsługę kontrahentów oraz wybrane obszary administracyjne systemu.

1. Nowe moduły i funkcjonalności

W systemie został dodany nowy nadrzędny moduł Finanse, który porządkuje kluczowe obszary związane z rozliczeniami i dokumentami. W tym module znajdują się:

• Fakturowanie
• Magazyn
• Kasa – nowość
• Zasiłki Pogrzebowe – nowość
• Wykresy i podsumowania – widoczne wyłącznie dla użytkowników z uprawnieniami Superadmin

2. KSeF – integracja i obsługa wysyłki faktur

• Wprowadzono uwierzytelnianie do KSeF za pomocą certyfikatów.
• Dodano możliwość nadawania uprawnień do korzystania z certyfikatu oraz wysyłki faktur do KSeF dla wybranych użytkowników systemu w imieniu firmy.
• Dodano obsługę pobierania UPO (Urzędowego Poświadczenia Odbioru).
• Wprowadzono sprawdzanie statusów faktur wysłanych do KSeF.
• Faktury można wystawiać jak dotychczas, a następnie wysłać do KSeF przyciskiem „Wyślij do KSeF”.
• Możliwość wysyłki powiadomienia email o fakturze z linkiem do KSeF, jak i tradycyjny podgląd faktury.
• Dodano zbiorcze wysyłanie dokumentów do KSeF.
• Dodano możliwość wystawiania faktur w trybie offline.
• Po zakończeniu okresu testowego planowane jest wdrożenie automatycznej wysyłki faktur do KSeF.
• Obecnie system nie umożliwia pobierania faktur kosztowych z KSeF.

3. Fakturowanie

Zmiany ogólne

• Odświeżono widoki modułu fakturowania oraz poprawiono UI/UX.
• Dostosowano strukturę faktur do wymagań KSeF.
• Dodano możliwość wysyłki faktur do KSeF.
• Dodano możliwość eksportu wielu dokumentów PDF do jednego pliku.
• Dodano możliwość eksportu faktury do pliku XML KSeF.
• Dostosowano obsługę kodów QR w szablonach faktur.

Nowe pola i zasady działania

• Dodano w fakturze sprzedażowej funkcję „Faktura do paragonu” na potrzeby struktury pliku JPK. System automatycznie włącza tę opcję dla nabywcy będącego osobą prywatną oraz automatycznie wyłącza ją dla firm.
• Dodano nowe oznaczenie dla odbiorcy faktury – „Rola podmiotu”, wymagane przez strukturę KSeF.
• Dodano nowe pole dla odbiorcy faktury – „Identyfikator wewnętrzny”. Pole identyfikator wewnętrzny nie jest wymagane, ale należy podać albo NIP odbiorcy, albo identyfikator wewnętrzny — nie można podać obu jednocześnie.
• W polu NIP można wpisać również kod kraju dla VAT UE; system automatycznie rozpoznaje taki zapis i uwzględnia go w strukturach KSeF oraz JPK.

Ograniczenia i bezpieczeństwo

• Po wysłaniu faktury do KSeF edycja dokumentu jest niemożliwa.
• Jeżeli system KSeF zwróci komunikat o duplikacie (próba wysłania faktury o tym samym numerze), możliwa jest edycja numeru faktury oraz ponowna wysyłka dokumentu do KSeF.
• Nie ma możliwości usunięcia faktury wysłanej do KSeF.

Numeracja faktur

• System automatycznie pilnuje ciągłości numeracji faktur.
• Jeżeli usunięty zostanie ostatni numer, system automatycznie cofnie numerację, aby zachować prawidłową kolejność.

4. JPK

• Dodano nową strukturę FA(3) dostosowaną do KSeF.
• Dodano obsługę numeru KSeF w strukturze JPK.
• Dodano oznaczenie FP dla faktur sprzedażowych wystawianych do paragonu.
• Dodano oznaczenie OFF dla faktur zakupowych i sprzedażowych wystawianych w trybie offline i bez numeru KSeF.
• Dodano oznaczenie BFK dla zwykłej faktury elektronicznej lub papierowej wystawionej poza KSeF.
• Dodano obsługę kodu kraju w pliku JPK.

5. Kasa i obsługa płatności

5.1. Moduł Kasa

• Nowy moduł Kasa odpowiada za rejestrację obrotu gotówki w firmie.
• Każda kasa jest przypisana do konkretnego oddziału firmy.
• Użytkownik może wykonywać operacje kasowe wyłącznie w oddziale, do którego posiada dostęp.
• Kasa dla wybranego oddziału może zostać wyłączona w ustawieniach systemu (Ustawienia systemu → Oddziały).
• Podczas rozliczania pogrzebu, ekshumacji lub kremacji z poziomu kosztorysu system automatycznie tworzy odpowiednią operację w module Kasa.
• Moduł Kasa jest domyślnie włączony dla wszystkich ról i użytkowników, jednak w ustawieniach uprawnień można wyłączyć dostęp do tego modułu dla wybranych ról.
• Użytkownik z rolą Superadmin ma podgląd do wszystkich kas, wszystkich oddziałów oraz łącznej sumy wszystkich kas.
• System automatycznie pilnuje ciągłości numeracji dokumentów KP/KW. Jeżeli usunięty zostanie ostatni numer KP/KW, system automatycznie cofnie numerację, aby zachować prawidłową kolejność.

5.2. Płatności do faktur

• Podczas wystawiania faktury można dodać płatność i zarejestrować operację w kasie (zapis i utwórz dokument KP) albo oznaczyć płatność bez tworzenia operacji kasowej (zapisz)
• Możliwość pominięcia modułu Kasa dotyczy wyłącznie faktur.
• Rozwiązanie to jest przydatne wtedy, gdy klient został już rozliczony na podstawie kosztorysu, a przy wystawianiu faktury chcemy jedynie oznaczyć, że całość lub część należności faktury została opłacona, bez tworzenia duplikującej się operacji kasowej.

6. Pogrzeb– kosztorys i rozliczenie pogrzebu

• Usunięto funkcję „Rozlicz pogrzeb”.
• Od teraz rozliczenie pogrzebu odbywa się przy użyciu funkcji „Dodaj płatność”, która tworzy odpowiednią operację w module Kasa.

6.1. Rozliczenie ręczne

• Dostępna jest możliwość ręcznego oznaczenia pogrzebu jako rozliczonego bez rejestrowania płatności w kasie.
• System zapisuje informację, że rozliczenie wykonano ręcznie, wraz z datą, godziną i nazwą użytkownika, który wykonał tę operację.
• Akcja rozliczenia ręcznego jest nieodwracalna.

7. Zasiłki pogrzebowe

• Nowy moduł, który w przejrzysty sposób pokazuje liczbę zasiłków pogrzebowych do wypłaty oraz ich łączną kwotę.
• Możliwy jest podgląd zasiłków ze wszystkich oddziałów firmy.
• Dodano wygodne filtrowanie według oddziału lub statusu zasiłku.
• Dostępne jest szybkie wyszukiwanie po nazwisku osoby zmarłej.

8. Kontrahenci i powiązane sprawy

• W module kontrahentów dodano powiązane sprawy.
• Po wejściu do kartoteki klienta widoczne będą wszystkie sprawy powiązane z danym kontrahentem, np. pogrzeb, ekshumacja lub kremacja.
• Każda sprawa jest odpowiednio podlinkowana, co ułatwia szybkie przechodzenie między klientem a sprawą.

9. Zmian hasła dla innych użytkowników

• Użytkownik z rolą Superadmin może ustawić nowe hasło dla dowolnego innego użytkownika.
• Aby nadać nowe hasło, należy przejść do: Ustawienia systemu → Użytkownicy → wybrany użytkownik → Ustaw nowe hasło.

10. Historia sprawy

• Poprawiono działanie historii sprawy.
• Usunięto ograniczenia związane z liczbą wyświetlanych operacji, dzięki czemu historia sprawy pozostaje czytelna także przy dużej liczbie zdarzeń.