Poznaj pierwszy krok do integracji z KSeF – przygotowanie certyfikatów.
Od 1 kwietnia 2026 roku zacznie obowiązywać Krajowy System e-Faktur (KSeF).
Oznacza to, że faktury sprzedażowe będą wystawiane jako faktury ustrukturyzowane i przesyłane bezpośrednio do systemu Ministerstwa Finansów.
System Silenta zostanie zaktualizowany o pełną integrację z KSeF, dzięki czemu wystawianie faktur będzie odbywało się bezpośrednio z poziomu programu.
Aby integracja działała poprawnie, przed aktualizacją warto przygotować certyfikaty KSeF, które będą wykorzystywane do komunikacji systemu z Ministerstwem Finansów.
Jak działa autoryzacja w KSeF
Aby system mógł komunikować się z KSeF, konieczne jest uwierzytelnienie aplikacji.
KSeF przewiduje kilka metod autoryzacji:
- Podpis kwalifikowany
- Pieczęć elektroniczna
- Tokeny
- Certyfikaty KSeF
Silenta korzysta z autoryzacji opartej o certyfikaty.
Co jest potrzebne do integracji z KSeF
Do pełnej integracji naszego systemu z KSeF potrzebne są dwa zestawy certyfikatów.
1. Certyfikaty do uwierzytelniania komunikacji
2. Certyfikaty do podpisywania dokumentów (tryb offline)
Każdy zestaw składa się z:
- certyfikatu uwierzytelniającego (.crt)
- klucza prywatnego (.key)
- hasła do klucza
Łącznie wykorzystywane są 4 pliki oraz 2 hasła.
Gdzie wygenerować certyfikaty KSeF
Certyfikaty KSeF generuje się bezpośrednio w systemie Ministerstwa Finansów po zalogowaniu się do systemu KSeF.
Kliknij i zaloguj się do Krajowego Systemu e-Faktur: https://ap.ksef.mf.gov.pl/web/
Aby móc wygenerować certyfikat, należy najpierw uzyskać dostęp do KSeF jako podatnik lub osoba uprawniona.
Sposób uzyskania dostępu różni się w zależności od formy działalności gospodarczej.
Jednoosobowa działalność gospodarcza (JDG)
W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej właściciel firmy może samodzielnie uzyskać dostęp do KSeF.
Logowanie odbywa się przez e-Urząd Skarbowy przy użyciu jednej z metod:
- Profil Zaufany
- e-Dowód
- podpis kwalifikowany
- mObywatel
- bankowość elektroniczna
Po zalogowaniu się do e-Urzędu Skarbowego właściciel firmy może przejść do systemu KSeF i wygenerować certyfikaty.
Spółka
W przypadku spółek dostęp do systemu KSeF wygląda nieco inaczej niż w jednoosobowej działalności gospodarczej.
Aby osoba mogła zarządzać KSeF w imieniu spółki (np. wygenerować certyfikaty), spółka musi najpierw zgłosić ją do urzędu skarbowego.
Odbywa się to poprzez złożenie formularza ZAW-FA.
Formularz ZAW-FA służy do zgłoszenia osoby uprawnionej do korzystania z KSeF w imieniu firmy.
W formularzu wskazuje się osobę, która będzie mogła:
- logować się do systemu KSeF
- zarządzać uprawnieniami
- generować certyfikaty
- obsługiwać faktury w systemie
Formularz ZAW-FA należy złożyć do urzędu skarbowego właściwego dla spółki.
Po uzyskaniu dostępu do KSeF użytkownik loguje się bezpośrednio do KSeF.
Jeżeli posiada odpowiednie uprawnienia nadane przez spółkę (np. poprzez zgłoszenie ZAW-FA), może wykonywać te same czynności co właściciel w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej.
Oznacza to, że użytkownik może:
- przejść do sekcji Certyfikaty
- wygenerować certyfikaty KSeF
- pobrać pliki .crt oraz .key
- ustawić hasło do klucza prywatnego
Proces generowania certyfikatów wygląda tak samo jak w przypadku JDG.
Co zrobić po wygenerowaniu certyfikatów
Po wygenerowaniu certyfikatów przygotuj:
✔ pliki .crt
✔ pliki .key
✔ hasła do kluczy
Te dane będą potrzebne w kolejnym kroku, czyli podczas konfiguracji integracji KSeF w systemie Silenta.
W następnym artykule pokażemy dokładnie:
➡ gdzie w systemie wgrać certyfikaty
➡ jak skonfigurować połączenie z KSeF
➡ jak wysłać pierwszą fakturę
